Informations générales

• Titre du poste : Chargé de gestion administrative et financière
• Type de contrat : CDI (contrat à durée indéterminée)
• Lieu : Université de Paris-Panthéon-Assas, centre 87 NDC
• Rattachement hiérarchique : Chef de projet formation

Contexte de l'entreprise

Pour accompagner les défis du monde contemporain, l'Université de Paris Panthéon-Assas, lauréate de l’appel à projets pour « l’Accélération des Stratégies de Développement des Etablissements d’Enseignement Supérieur et de Recherche » s’engage dans une nouvelle dynamique à  travers la création d’une filiale, Assas Executive Education dédiée au déploiement de la formation continue.

S’appuyant sur les atouts clefs de l’université sur ce marché - prestige de sa marque, expertises disciplinaires étendues, densité des relations socio-économiques et son réseau alumni, la stratégie vise à développer l’activité à une nouvelle échelle en misant sur les évolutions et  innovations de l’écosystème pour répondre aux besoins des différents publics en matière de développement de compétences.

Dans ce contexte, nous recrutons un chargé de gestion opérationnelle ayant une connaissance académique avérée et une expérience en gestion opérationnelle de formation continue et executive capable de contribuer à la gestion de programmes de formation adaptés aux besoins du marché.

Missions principales

1/ Ingénierie administrative des formations

• Implémenter l’ensemble des processus administratifs liés aux formations : gestion des inscriptions, suivi des dossiers apprenants, élaboration des conventions de formation, gestion des contrats formateurs et partenaires
• Assurer la conformité des documents administratifs (conventions, contrats, émargements, certificats) conformément aux exigences légales et aux dispositifs de financement
• Coordonner les interactions entre les apprenants, les entreprises partenaires et les équipes pédagogiques pour garantir un service fluide et professionnel.
• Veiller à la gestion des plannings et des ressources logistiques nécessaires à la réalisation des formations (salles, matériel pédagogique, outils numériques).

2/ Gestion financière des formations

• Gérer la facturation des clients (entreprises et particuliers) et assurer le suivi des paiements, y compris les relances et les encaissements
• Suivre et optimiser les budgets des programmes de formation en lien avec le chef de projet formation, tout en respectant les contraintes financières et les objectifs de rentabilité
• Gérer les relations avec les financeurs (OPCO, Pôle Emploi, régions) et s’assurer de la bonne gestion des dossiers de financement (montage, suivi, reporting)
• Participer activement aux réunions de pilotage des projets de formation en collaboration avec les équipes pédagogiques et commerciales
• Apporter un soutien et une expertise aux équipes sur les aspects financiers et administratifs liés à la formation continue

3/ Amélioration continue et gestion qualité

• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et financiers en proposant des solutions innovantes et adaptées à l’évolution de l’organisme
• Contribuer aux démarches qualité (certifications Qualiopi, audits) afin de garantir l’excellence des processus de gestion et la satisfaction des parties prenantes

Profil recherché

Compétences :

• Gestion administrative : expertise dans la gestion des processus administratifs liés à la formation (inscriptions, suivi des dossiers, conformité réglementaire)
• Gestion financière : appétence et/ou connaissance des outils budgétaires, comptables et de gestion, capacité à suivre et analyser des indicateurs financiers 
• Polyvalence et réactivité : capacité à gérer simultanément des tâches variées et à réagir rapidement aux imprévus, tout en assurant un suivi rigoureux des projets
• Communication : aisance relationnelle pour interagir avec différents interlocuteurs (apprenants, partenaires, financeurs, formateurs, équipe)
• Connaissance des méthodes pédagogiques innovantes, des outils de formation à distance et plateformes LMS
• Anglais avancé

Expérience

• Expérience significative (minimum 5 ans) dans la gestion administrative et financière, idéalement dans un organisme de formation, une école ou un établissement d’enseignement supérieur

Nous offrons

• Un rôle clé dans une start-up EdTech innovante et ambitieuse
• L'opportunité de façonner l'avenir de la formation professionnelle
• Un environnement de travail dynamique et stimulant

Si vous souhaitez candidater, nous vous remercions de nous faire parvenir un CV et une lettre de motivation par courriel.